La automatización de tareas es una de las grandes obsesiones de muchas empresas. El objetivo no es otro que dedicar tiempo a lo que verdaderamente importa, es decir, buscar la productividad empresarial para focalizar todos los esfuerzos en sacar adelante trabajo que sea rentable para la empresa. De entre todas las tareas que se pueden automatizar, existe una muy útil para todos los negocios: la creación de presupuestos. En concreto, la creación automática de presupuestos cuando una persona rellena un formulario en tu web. Suena bien, ¿no?
Enviar una respuesta personalizada a tu cliente con información sobre tus servicios o una primera aproximación al presupuesto puede significar no sólo ser más transparente, sino también una buena oportunidad para poder obtener más clientes.
A continuación, te mostramos tres maneras de automatizar presupuestos desde tu web utilizando la integración de Zapier y Quoters. Pero antes, unas cuestiones a tener en cuenta.
Pasos previos
Antes siquiera de ponerte con ello, plantéate qué quieres conseguir con estas automatizaciones. Es decir, pregúntate en qué caso de los siguientes estás:
- Enviar un primer presupuesto para negociar con tu cliente.
- Cerrar definitivamente el alcance de un proyecto con tu cliente.
- Fijar las fechas e hitos intermedios.
Recuerda que con Quoters puedes no sólo hacer presupuestos o propuestas, sino que también puedes enviarles contratos, portfolios o cualquier otra cosa que se te ocurra.
Junto a esto, ten en cuenta que también hay limitaciones: ahora mismo sólo se puede automatizar a nivel de presupuesto, pero trabajaremos para poder hacer algo en el futuro que permita automatizar no sólo un documento completo sino también secciones o incluso líneas de la tabla de precios.
Con esto en mente, empezamos 😀
Typeform
Si en tu web utilizas los formularios de Typeform, puedes automatizar tus propuestas económicas siguiendo los pasos que te mostramos a continuación.
En este post ya hablamos sobre esta integración que a nosotros nos parece la bomba. Eso sí, antes de comenzar a explicarte el paso a paso de cómo conectarla con Quoters a través de Zapier, necesitas saber que para realizar esta integración con todos los pasos que te proponemos, necesitas al menos una cuenta Starter de Zapier. La modalidad gratuita no te permite generarla, ya que es una conexión compleja que necesita de varios pasos.
Ahora sí, ¡estos son los pasos que tienes que seguir para conectar ambas herramientas!
Pasos para conectar Typeform y Quoters con Zapier
En primer lugar, necesitas crear en Quoters tantas plantillas personalizadas como opciones quieras poner en tu formulario en relación a los servicios que esa persona quiera contratarte. Es decir, una persona está rellenando el formulario en tu web y tiene cuatro opciones para elegir qué servicios quiere contratarte: Marketing y publicidad, Sesión fotográfica, Contenidos y redes sociales, Creación identidad corporativa; estas cuatro opciones deben ser plantillas personalizadas en Quoters.
Por otro lado, necesitas crear un formulario en Typeform con las siguientes preguntas:
- Nombre de la persona
- Nombre de su empresa
- Una pregunta para que elija qué servicios está interesado (cada opción que ofrezcas tiene que coincidir exactamente con el nombre de cada una de las plantillas personalizadas que quieras tener).
Una vez tengas esto configurado, podrás conectar Typeform y Quoters en Zapier.
A continuación, viene un paso en el que se necesita insertar un código de programación para que la integración funcione. Pero no te preocupes, que te lo proporcionamos nosotros para que tan solo tengas que copiar y pegar.
El código que ves en la captura es este, y puedes copiarlo y pegarlo en tu integración:
Debes tener en cuenta varias cosas cuando llegues al paso de insertar el código:
- Si te fijas en el código que te proporcionamos, después del nombre de cada plantilla hay una lista de números: NO los copies. Esos números son identificativos de cada plantilla y son distintos para cada usuario, ya que se trata de plantillas personalizadas.
Para obtener los códigos numéricos de tus plantillas personalizadas tienes que ir al último paso de la integración «4. Create Quote in Quoters».
Códigos numéricos indentificativos de cada plantilla - Esos cuatro enunciados ‘Marketing y publicidad’, ‘Sesión fotográfica’, ‘Contenidos y redes sociales’ y ‘Creación identidad corporativa’ hacen referencia a las cuatro respuestas que ofrecías en la pregunta obligatoria del formulario que comentábamos en pasos anteriores. En el código debes escribirlas igual que las respuestas del formulario.
Una vez configurado el código, vamos a configurar los pasos para que además de generar el presupuesto de forma automática en Quoters, se cree también el contacto.
Por último, configuraremos la integración para que se genere el presupuesto en Quoters
Formulario de Google
Otra de las vías que te proponemos para generar presupuestos de forma automática desde tu web es utilizando uno de los formularios más conocidos: Google Forms.
Como sabes, si tienes una cuenta de Google, automáticamente tienes la opción de crear formularios en Forms, convirtiéndola en una de las opciones más fáciles y resolutivas si quieres captar clientes a través de tu web.
Al igual que sucede con Typeform, para conectar un formulario de Google con Quoters se necesita tener al menos una cuenta Starter en Zapier. Y te explicamos por qué: lo que buscamos es que los presupuestos se generen en Quoters de manera dinámica en función de las opciones que haya elegido la persona que rellenó el formulario de tu web.
Es decir, en el formulario hemos dado cuatro opciones de servicios que corresponden con las plantillas personalizadas que tenemos en nuestra cuenta. Por lo tanto, si la persona ha elegido que quiere nuestros servicios de creación de una identidad corporativa, queremos que dinámicamente se genere en Quoters un presupuesto de servicios de identidad corporativa.
Pasos para conectar Google Forms y Quoters con Zapier
En cuanto a la creación de la integración, los pasos son muy similares a los de Typeform:
- Primero, debes generar un formulario en Google (copia la misma estructura que hemos creado con el formulario de Typeform)
- Tienes que tener plantillas personalizadas en Quoters (al igual que en Typeform).
A partir de aquí, el proceso de conexión es muy parecido: se necesitarán los pasos intermedios de ‘Run Javascript’ que nosotros te proporcionamos, y el de ‘Create/Update Contact in Quoters’.
A continuación, te explicamos qué opciones tienes que elegir en cada paso de la integración.
Al igual que hemos hecho con Typeform, configuraremos el paso para insertar código. Como antes, también te lo proporcionamos nosotros.
Este es el código que tienes que insertar en tu integración:
Debes seguir las mismas indicaciones que te mostramos en la integración de Typeform y Quoters, es decir, no debes copiar los números, sino buscar los propios de cada plantilla como hemos indicado.
Gravity Forms
La última conexión que te proponemos para automatizar la creación de presupuestos es la integración de Quoters y Gravity Forms, uno de los plugins de formularios para WordPress más utilizados y que, además, está disponible para conectar con Zapier.
De esta manera podrás enviar un presupuesto o un documento cualquiera (por ejemplo, tu portfolio) a través de Quoters a alguien que ha llegado a tu web y quiere algo de ti. Automatizar estos contactos es una buena idea: ¿cuántas veces te ha pasado que has intentado contactar con una empresa en su web y no te ha llegado nunca ningún correo?
De esta manera puedes evitar la frustración (y mala imagen) cuando eso sucede.
Al igual que las dos integraciones anteriores, la conexión de Gravity Forms se configura de la misma manera:
- Tienes que tener cuenta de pago en Zapier
- Necesitas plantillas personalizadas en tu cuenta de Quoters.
- Necesitas un formulario en Gravity Forms
A partir de aquí, ya puedes comenzar la integración que te permitirá generar presupuestos automáticos en base a las respuestas del formulario de Gravity Forms.
Pasos para conectar Gravity Forms y Quoters con Zapier
Una vez más, el paso para introducir un código JavaScript es el mismo que para las otras dos integraciones. Además, también debes seguir las mismas indicaciones.
Hasta aquí ha llegado nuestra recomendación para automatizar tus presupuestos. No hay duda de que estas conexiones te ayudarán a hacer tu trabajo más rápido, ya que tan solo necesitarás modificar pequeñas partes de tu presupuesto para enviar la propuesta al cliente lo más rápido posible.