Seguro que ya conoces Zapier. Si no, deberías: es una herramienta fantástica que te permite conectar tus herramientas favoritas y automatizar tus flujos de trabajo. Así, al integrar tus herramientas de trabajo podrás controlar cada una de las partes del proceso de ventas de tu negocio, lo que significará que tu productividad mejorará considerablemente.
Pero… ¿Cómo encaja un software para hacer presupuestos como Quoters en la automatización con tus otras herramientas de trabajo? ¡Muy sencillo! Te lo contamos a continuación explicándote algunas de nuestras conexiones favoritas entre Quoters, Zapier y tus otros programas.
1. Añade un contacto de Quoters a una lista de Mailchimp
Tener una buena lista de correo segmentada y actualizada es fundamental para cualquier empresa. ¿Qué mejor lista que la que puedes obtener de las empresas a las que envías presupuestos?
Sigue los pasos que te mostramos a continuación y crea una lista de contactos en Mailchimp con los clientes de Quoters.
2. Pipedrive CRM y Quoters, juntos para mejorar la oportunidad de negocio
¿No es la mejor idea que has leído hoy? Tu herramienta de gestión de clientes y tu software de presupuestación, juntos para aumentar las conversiones.
Con unos simples ajustes, podrás conectar estas dos herramientas para que cuando se cambie un “deal” u oportunidad de negocio en Pipedrive se genere un presupuesto de manera automática en Quoters.
A continuación tienes que elegir la acción que vas a realizar en Quoters. En este caso, como acción debes elegir «Create Quote». Después, tienes que personalizar los campos que van a aparecer en el presupuesto que se genere gracias a esta automatización.
3. Crea un proyecto en Trello cuando se apruebe un presupuestos en Quoters
Uno de los usos más evidentes que puedes hacer con Quoters y Zapier es conectar una herramienta de gestión de proyectos. ¿Por qué? Muy sencillo: cuando un cliente ha aprobado de manera definitiva el presupuesto, llega el momento de desarrollar el trabajo.
Utilizar una herramienta de gestión de proyectos es una de las mejores formas de organizar todas las tareas que se van a llevar a cabo. Y gracias a Zapier, ahora podrás crear automáticamente un proyecto en Trello cuando tu cliente apruebe tus presupuestos hechos con Quoters.
4. Envía un email a tu cliente cuando haya vencido un presupuesto
Mantener una comunicación fluida con el cliente es vital para cerrar acuerdos e incrementar los ingresos. Lo que ocurre es que, en ocasiones, el cliente puede despistarse un poco y no aceptar los presupuestos a tiempo.
Un email avisando de su pequeño olvido puede ser una buena solución para motivarle a la acción. Te explicamos cómo puedes hacerlo fácilmente conectado Quoters con Gmail.
A continuación, elige Gmail y selecciona la acción «Send Email».
Ten en cuenta que los campos ‘Asunto’ y ‘Cuerpo’ pueden personalizarse como quieras. La captura que te mostramos a continuación tan solo es un ejemplo de email.
5. Genera una factura en FacturaDirecta cuando se haya aprobado un presupuesto de Quoters
Esta es otra de las integraciones más útiles que puedes realizar con Quoters. Y FacturaDirecta es una de las herramientas de facturación online más utilizadas en España. Tan simple como conectar Quoters con FacturaDirecta y que, casi por arte de magia, tus presupuestos se conviertan en facturas.
En el paso que te mostramos a continuación, debes completar de manera obligatoria todos los campos de la sección «Lines», aunque en Zapier te muestre que son opcionales. Esta sección hace referencia a la información de tus tarifas, por lo que si no los completas no se realizará con éxito la integración entre Quoters y FacturaDirecta.
6. Typeform y Quoters
Nosotros la llamamos una ‘integración bomba!, verás por qué.
¿Te imaginas que puedes crear un presupuesto en Quoters de manera automática si un posible cliente completa un formulario en tu web? ¿Y te imaginas que, además, en función de lo que responda puedes crear un presupuesto con una plantilla u otra?¿Te lo imaginas? Pues es real, es útil y puedes hacerlo ya mismo.
Antes de nada, tenemos que decirte que para poder hacer esta integración necesitas tener una cuenta de Zapier de pago, ya que se necesitan más de dos pasos para crear la conexión entre las dos herramientas.
Para explicarte esta integración, vamos a poner como ejemplo que nuestra empresa ofrece servicios de comunicación, diseño y marketing. Para ello, necesitamos crear un formulario con tres preguntas clave que nos ayudarán a conocer mejor al cliente. En una de ellas le preguntamos directamente qué puede hacer nuestra empresa por él y le daremos 4 opciones, que se corresponderán con los servicios que ofrecemos.
¿Para qué sirve esto? Lo que queremos es generar un presupuesto personalizado en Quoters en base a nuestras plantillas, en función de la respuesta que el cliente elija. Es decir, que si en esa respuesta elige Marketing y publicidad, se genere un presupuesto con la plantilla de servicios de marketing o, si elige Contenidos y redes sociales, se genere un presupuesto en base a la plantilla de servicios de redes sociales.
Por lo tanto, antes de ponerte a configurar la integración necesitas hacer dos cosas:
- Por un lado, crear un formulario en Typeform, en el que incluyas una pregunta obligatoria en relación a los servicios que ofreces (siguiendo con nuestro ejemplo)
- Crear tantas plantillas personalizadas en Quoters como respuestas ofrezcas en la pregunta obligatoria, para poder asociar las respuestas de esa pregunta a las plantillas personalizadas de Quoters. Para probar la integración, puedes crear plantillas en base a las nuestras. Para ello tan solo tienes que ir a una plantilla de las que nosotros proporcionamos, ir al menú superior derecho y pinchar sobre Guardar plantilla.
Una vez configurado estos pasos previos, pasamos a explicarte la integración.
Este es el aspecto que tiene la conexión entre Typeform y Quoters en Zapier:
En el paso uno, tienes que elegir Typeform como herramienta que inicia el proceso de automatización. Después, en el «Trigger Event», tienes que seleccionar «New Entry». A continuación, debes seleccionar el formulario que vas a utilizar para realizar la integración.
En el paso que viene a continuación, se necesita utilizar programación para hacer que la configuración funcione.
El código que ves en la captura, puedes copiarlo aquí:
En este paso debes tener en cuenta varias cosas:
- Por un lado, esos cuatro enunciados ‘Marketing y publicidad’, ‘Sesión fotográfica’, ‘Contenidos y redes sociales’ y ‘Creación identidad corporativa’, hacen referencia a las cuatro respuestas que ofrecías en la pregunta obligatoria del formulario que comentábamos en pasos anteriores. En el código debes escribirlas igual que las respuestas del formulario.
- Por el otro, no copies los números que siguen a los enunciados. Esos números son los identificadores de las plantillas personalizadas en tu cuenta de Quoters. Sirven para asociar las respuestas a las plantillas y que se generen los presupuestos dinámicamente en Quoters. Cada usuario tendrá números diferentes, ya que las plantillas personalizadas son propias de cada usuario.
Para obtener estos identificadores, debes ir al último paso de la conexión «4. Create Quote in Quoters», al apartado «Customize Quote». Pincha en la parte «Templete», y te aparecerá un desplegable con las plantilla de Quoters y los identificadores.
El siguiente paso hará que, además de crear el presupuesto en Quoters, generemos el contacto.
Esta integración es un poco más complicada de configurar que el resto. Por este motivo, si tienes cualquier cuestión, no dudes en ponerte en contacto con nosotros escribiéndonos a soporte@quoters.io.
7. Contabiliza tus ingresos en una Hoja de Cálculo de Google
Las hojas de cálculo siempre estarán presentes en todas las empresas. Son tan versátiles y útiles, que renegar de ellas sería, cuanto menos, atrevido. Por esta razón, puedes integrar Quoters con una Hoja de Cálculo de Google e incluir, por ejemplo, el importe de tus presupuestos aceptados para tener un control de los trabajos ganados.
Así es cómo se hace:
8. Permite que Slack te avise si un cliente ve un presupuesto
Sin lugar a dudas, Slack es una de las herramientas de comunicación internas más utilizadas en el mundo empresarial. Es cómodo, permite crear diferentes chats dentro de la misma organización para que cada departamento pueda hablar de sus asuntos sin molestar a los compañeros de otro equipo, y sirve como medida de notificación de herramientas para que no se nos escape nada. Precisamente esta última funcionalidad es la que puedes conseguir si integras Quoters y Slack para, por ejemplo, saber cuándo un cliente ha visto el presupuesto.
Si crees que este uso te puede resultar útil, sigue los pasos que te mostramos a continuación:
Estas son solo ocho de las miles de conexiones que puedes crear en Zapier conectando Quoters con tus otras herramientas de gestión empresarial. ¿Crees que nos hemos dejado alguna conexión importante sin explicar? ¡Dinos cuáles son tus integraciones favoritas!