No importa el sector al que pertenezca tu empresa, la actividad que desarrolles, si eres autónomo o trabajas en una gran compañía. El hecho es que, para que un trabajo salga adelante, es indispensable tener bien organizadas todas las tareas que lo componen. ¿Cómo se consigue esto? Sin lugar a dudas, realizar el cronograma de un proyecto es la manera de conseguir que el trabajo llegue a buen término.
Literalmente, hacer un cronograma es organizar el trabajo en base a un calendario, asignar tareas y estimar fechas y horas de las personas implicadas en el proyecto. Así visto, parece sencillo de hacer, ¿no?
Sin embargo, lo que a simple vista puede parecer fácil y rápido, no lo es tanto cuando te das cuenta de que las horas estimadas no cuadran con las horas trabajadas ni con las facturadas. O también, por ejemplo, cuando se debe lidiar con cambios de fechas o modificaciones del proyecto por parte del cliente.
Para establecer el cronograma de un proyecto se necesita un conocimiento profundo del trabajo que se va a realizar, saber cómo trabaja el equipo y evaluar qué asuntos pueden ser susceptibles de cambios y cuáles no lo pueden ser bajo ningún concepto.
Si quieres empezar a organizar proyectos de manera eficaz y tener todo el trabajo controlado, no te pierdas estas claves que te contamos a continuación.
Establece hitos del proyecto
Cuando empezamos a organizar todo el trabajo para nuestro flamante nuevo proyecto, tan solo tenemos dos fechas claras en la cabeza: la fecha de inicio y la de fin. Dependiendo del proyecto, el tiempo que separa una y otra puede ser muy amplio o muy corto, pero independientemente de la duración, hay algo que es común a todos: la división del trabajo en hitos para fraccionar el proyecto en porciones de trabajo manejables.
En concreto, un hito es la división del proyecto en metas pequeñas para hacer el trabajo más liviano y así mantener las tareas bien organizadas. Además, estas metas se organizan de manera consecutiva, es decir, las tareas guardan entre sí una relación de dependencia de tal manera que hasta que no se completa el “Hito A”, no se puede pasar al “Hito B”.
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Otro elemento que caracteriza a un hito es su naturaleza no accionable. Es decir, un hito es una meta dentro de un proyecto, y como tal, no es una tarea que se “tenga que hacer” sino que marca el fin de una etapa y el comienzo de otra. Esta característica hace que, además, las fechas que se fijan para la consecución de estas metas no deban modificarse salvo circunstancias excepcionales, como la paralización del proyecto por ejemplo. Si no respetamos las fechas marcadas para los hitos es probable que, por un lado, perdamos el control de lo que se ha hecho y lo que no y, por el otro, entreguemos el proyecto fuera de fecha.
Ejemplo de establecimiento de hitos
En el ejemplo que te mostramos a continuación, puedes ver una estructura básica de establecimiento de hitos para un proyecto de desarrollo de una página web. Dividiremos el trabajo en:
- Reunión kick-off con el cliente: fecha de inicio del proyecto y reunión para conocer el proyecto.
- Briefing y objetivos: necesitamos saber qué quiere el cliente antes de ponernos a trabajar.
- Wireframe y estructura: en esta fase se revisa que los diseños y la estructura de la web esté finalizada.
- Desarrollo web en base a plantilla: una vez tengamos lista la fase de prototipado, es hora de implementar la plantilla.
- Integración de elementos de diseño y textos: fase en la que se implementan el diseño y los textos.
- Presentación propuesta cliente: este es uno de los hitos finales, ya que se presenta al cliente el trabajo realizado a la espera de recibir sugerencias.
- Cambios propuestos por parte del cliente: como decimos, normalmente el cliente aporta una serie de cambios que se deben implementar.
- Aprobación de web por parte de cliente: tras haber implementado los cambios, se entrega la web modificada y se espera a su aprobación definitiva.
- Feedback y cierre de proyecto: una vez acabado el trabajo, es conveniente incluir un paso final para preguntar al cliente la experiencia a lo largo de todo el proceso de trabajo.
Divide los hitos en tareas
Como comentábamos en líneas anteriores, los hitos son divisiones del proyecto que hacen más manejable el trabajo y que nos ayudan a organizar a todos los agentes implicados. Pero, ¿cuál es el siguiente paso en la creación del cronograma de un proyecto?
Una vez se tienen los hitos marcados, se debe avanzar y establecer las tareas que conforman esas metas. Al contrario que los hitos, las tareas sirven para “hacer cosas” y deben estar asignadas a una o varias personas y tener un tiempo estimado para su realización.
Existe mucha literatura y metodologías sobre cómo se debe gestionar la asignación de tareas dentro del equipo de trabajo. Lo cierto es que la experiencia nos ha regalado dos aprendizajes muy valiosos y útiles:
- Las tareas deben asignarse a un máximo de dos personas. Si en una tarea hay muchas personas implicadas y de diferentes equipos, no debería tener categoría de tarea, sino de proyecto dentro del “proyecto general”, o hito.
- Las tareas deben tener como máximo una subtarea. Si una tarea se ha creado para “hacer una cosa”, no tiene sentido que se creen mini tareas dentro de esas tareas, ya que si son importantes, es mejor organizarlas en calidad de tarea y no de subtarea. Si una tarea tiene muchas mini tareas es susceptible de que ese trabajo pase desapercibido, quede sin hacer y no se cumplan con los objetivos.
Otro punto que merece la pena mencionar es la forma en la que se enuncian y se describen las tareas. Organizar el cronograma de un proyecto es, en sí, una tarea complicada, ya que debe quedar claro en todo momento qué trabajo tiene que realizar cada persona implicada. Una manera de conseguirlo es estableciendo buenos enunciados de tareas y redactando descripciones que facilitan el trabajo de los compañeros.
A nosotros, por ejemplo, nos ayuda mucho definir tareas empezando con un verbo de acción en infinitivo. Por ejemplo: Redactar post para el blog de Quoters. “Redactar” implica que alguien tiene que “hacer algo”, en este caso, escribir. No deja lugar a dudas de lo que esa persona tiene que hacer en las próximas horas, facilita la comprensión del trabajo a realizar.
Además, ese enunciado que invita a “hacer algo” debe completarse con una buena descripción de la tarea, con el fin de que se realice según está planteada. En segundo lugar, e igual de importante, está el hecho de que cuanto más definamos la tarea, más sencillo se lo pondremos al compañero que va a ejecutarla.
Tomarse la molestia de redactar buenos enunciados y descripciones de tareas hará que las personas trabajen mejor y más rápido.
Gestión del tiempo: estima más horas de lo calculado
Sin lugar a dudas, es de las tareas más difíciles que tiene por delante el project manager cuando tiene que organizar el cronograma de un proyecto.
Es complicado por una sencilla razón: una buena o mala gestión del tiempo tiene relación directa con las pérdidas o ganancias con el proyecto. Si hemos hecho un buen cálculo de horas, todos los hitos se completan a tiempo y se entrega el proyecto en fecha, se convertirá en un proyecto beneficioso. En cambio, cuando se patina con el cálculo de horas, ya se sabe como acaba el cuento…
Por lo tanto, siempre es recomendable aumentar un porcentaje de tiempo estimado a las horas planteadas con vistas a no quedarse cortos.
Los motivos que dilatan la realización de las tareas son numerosos y conviene apuntarlos y tenerlos en cuenta para el futuro. No con vistas a abroncar a x persona porque en vez de emplear las tres horas estimadas en hacer el trabajo tardó cinco. Quizás la tarea estaba mal organizada, quizás era improbable que ese trabajo se pudiese realizar en ese tiempo estimado o quizás, simplemente, esa persona necesitaba más tiempo.
Tomar nota de todas estas circunstancias servirá como aprendizaje para las siguientes ocasiones en las que se tenga que organizar un proyecto de características similares.
Ha quedado de manifiesto que planificar el organigrama de un proyecto es difícil, ya que entran en juego tres factores decisivos: gestionar personas, tiempo y presupuesto.
Estas tres claves pueden ayudarte a establecer una estructura sencilla que, con el paso del tiempo, puedes adaptar a tus propias necesidades. ¿Qué dificultades tienes a la hora de organizar proyectos? ¿Te resulta complicado establecer organigramas? ¡Cuéntanos en los comentarios!